REGULAMIN ORGANIZACYJNY PŁOCKIEJ ORKIESTRY SYMFONICZNEJ IM. WITOLDA LUTOSŁAWSKIEGO
Wersja z: 2013-02-11 14:12:09. Zapisał: Administrator
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr……/……
Dyrektora Płockiej Orkiestry Symfonicznej
z dnia ..…………………………………….
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
PŁOCKIEJ ORKIESTRY SYMFONICZNEJ
im. WITOLDA LUTOSŁAWSKIEGO
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
1) Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406),
2) Statutu Płockiej Orkiestry Symfonicznej im. Witolda Lutosławskiego nadanego Uchwałą Nr 406/XXV/2012 Rady Miasta Płocka z dnia 26 czerwca 2012 r.
2. Niniejszy Regulamin Organizacyjny określa:
1) zasady zarządzania Orkiestrą,
2) organizację wewnętrzną Orkiestry,
3) zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy.
3. Ilekroć mowa jest o:
1) ,,Regulaminie” należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Płockiej Orkiestry Symfonicznej im. Witolda Lutosławskiego.
2) „Orkiestrze” należy przez to rozumieć Płocką Orkiestrę Symfoniczną im. Witolda Lutosławskiego.
3) „Organizatorze” należy przez to rozumieć Gminę Miasto Płock.
4) „Osobie upoważnionej” należy rozumieć przez to osobę, która posiada od pracodawcy upoważnienie do wykonywania określonych czynności.
5) ,,Pracodawcy” należy przez to rozumieć Płocką Orkiestrę Symfoniczną im. Witolda Lutosławskiego, reprezentowaną przez dyrektora Płockiej Orkiestry Symfonicznej im. Witolda Lutosławskiego.
ROZDZIAŁ II
ZARZĄDZANIE ORKIESTRĄ
§ 2
W skład kierownictwa Orkiestry wchodzą:1) Dyrektor
2) Główny Księgowy
§ 3
1. Dyrektor kieruje całokształtem działalności Orkiestry i jest za nią odpowiedzialny.2. Dyrektor reprezentuje Orkiestrę na zewnątrz i składa oświadczenia woli w imieniu Orkiestry.
3. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Orkiestry.
4. Dyrektor wykonuje swoje funkcje przy pomocy wszystkich pracowników Orkiestry, a w szczególności przy pomocy Głównego Księgowego.
5. W Orkiestrze działa Rada Artystyczna.
6. Dyrektor kieruje pracą podległych mu bezpośrednio komórek organizacyjnych.
§ 4
Kompetencje Dyrektora obejmują:1. w zakresie działalności artystycznej:
1) ustalanie działalności Orkiestryna podstawie planu repertuarowego opracowanego na dany sezon artystyczny, rozpoczynający się w dniu 1 września danego roku, a kończący się w dniu 31 sierpnia następnego roku.
2) zawieranie umów związanych z koncertami krajowymi i zagranicznymi,
3) podejmowanie decyzji odnośnie kompletowania zespołu artystycznego oraz wyposażenia Orkiestry w instrumenty muzyczne,
4) nadzór nad przebiegiem i poziomem artystycznym koncertów Orkiestry,
5) podejmowanie odpowiednich działań w celu promowania Orkiestry w kraju i zagranicą.
2. w zakresie spraw osobowych i kształcenia kadr:
1) podejmowanie decyzji w sprawach osobowych pracowników Orkiestry, a w szczególności nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy, zmiana warunków zatrudnienia, przyznawanie nagród, wyróżnień, premii i zapomóg losowych oraz stosowanie sankcji dyscyplinarnych, udzielanie urlopów pracowniczych i zwolnień od pracy,
2) ustalanie poziomu i struktury zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych Orkiestry,
3) występowanie o przyznanie nagród za osiągnięcia artystyczne oraz o nadanie odznaczeń państwowych i resortowych,
4) podejmowanie decyzji w sprawach służbowych wyjazdów pracowników Orkiestry,
5) podejmowanie decyzji w sprawach kształcenia i rozwoju zawodowego członków zespołu artystycznego oraz pracowników administracji.
3. w zakresie organizacji Orkiestry:
1) ustalenie regulaminu pracy w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, opracowanie regulaminu kontroli wewnętrznej oraz instrukcji obiegu dokumentów,
2) powołanie Rady Artystycznej oraz organizowanie jej posiedzeń,
3) opracowanie regulaminu organizacyjnego i schematu organizacyjnego.
4. w zakresie gospodarki finansowej i materiałowej:
1) odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej,
2) ustalanie zakładowego regulaminu wynagradzania w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi oraz administrowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi,
3) opracowywanie i zatwierdzanie planów finansowych oraz merytoryczna kontrola ich wykonania,
4) zawieranie umów zlecenia na usługi świadczone przez Orkiestrę,
5) ustalanie warunków finansowych dla występujących gościnnie w Orkiestrze artystów i zespołów,
6) podejmowanie decyzji w sprawach zakupu instrumentów muzycznych i akcesoriów do instrumentów oraz środków inscenizacji,
7) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
5. W zakresie remontów i konserwacji:
1) opracowanie i zatwierdzanie planów remontów i konserwacji nieruchomości, wyposażenia oraz programów modernizacyjnych Orkiestry,
2) zawieranie umów na prace remontowe i konserwacyjne oraz ogłaszanie przetargów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) zatwierdzanie protokołów odbioru robót i podejmowanie decyzji w kwestii regulowania faktur przejściowych i końcowych.
6. W zakresie zaopatrzenia materiałowo-technicznego:
1) zatwierdzanie rocznych planów zaopatrzenia materiałowo-technicznego,
2) podejmowanie decyzji w sprawie wyboru oferty w przypadku zakupów o znacznej wartości,
3) nadzór nad całością gospodarki materiałowo-magazynowej.
7. W zakresie transportu:
1) nadzór nad racjonalnym wykorzystaniem transportu własnego i obcego oraz podejmowanie decyzji o nabywaniu, zbywaniu, likwidacji i remontach środków transportu,
2) podejmowanie decyzji w sprawach wykorzystywania przez pracowników prywatnych pojazdów do celów służbowych.
§ 5
1. Do kompetencji Głównego Księgowego należy nadzorowanie całokształtu działalności finansowej Orkiestry.2. Główny Księgowy zastępuje Dyrektora w przypadku jego nieobecności w zakresie przekazanych uprawnień.
3. Główny Księgowy kieruje działalnością podległych mu komórek i stanowisk.
4. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) współpraca przy przygotowywaniu planów finansowych Orkiestry i czuwanie nad ich wykonaniem,
2) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) prowadzenie gospodarki finansowej w sposób zapewniający ochronę mienia i interesów Orkiestry,
4) sprawowanie kontroli wewnętrznej w sposób i na zasadach określonych przez Dyrektora Orkiestry,
5) opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i instrukcji dotyczących gospodarki finansowej Orkiestry.
5. Główny Księgowy współpracuje z Organizatorem, bankiem finansującym i innymi instytucjami w zakresie działalności finansowej i ubezpieczeniowej.
ROZDZIAŁ III
ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA ORKIESTRY
§ 6
1. W Orkiestrze wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:1) Dział Głównego Księgowego (GK)
2) Dział Artystyczny (DA)
3) Sekcja Administracyjno-Gospodarcza (AG)
4) Biuro Koncertowe (BK)
5) samodzielne stanowisko ds. kadr i sekretariatu (SK)
6) Rada Artystyczna (RA)
2. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:
1) Główny Księgowy
2) Kierownik orkiestry
3) Kierownik administracyjny
4) Kierownik Biura Koncertowego
5) Samodzielne stanowisko ds. kadr i sekretariatu
6) Rada Artystyczna
§ 7
1. Komórką organizacyjną zarządza kierownik komórki, bezpośrednio podległy Dyrektorowi.
2. Kierownik podejmuje decyzje w zakresie przydzielonych zadań i ponosi odpowiedzialność za wszystkie sprawy kierowanej komórki.
3. Kierownik koordynuje działania merytoryczne, odpowiada za organizację i realizację zadań komórki, a w szczególności:
1) kieruje i nadzoruje wykonywanie powierzonych komórce zadań,
2) przedkłada Dyrektorowi informacje o realizacji zadań i funkcjonowaniu komórki,
3) wnioskuje w sprawach zatrudnienia, wynagradzania i nagród podległych pracowników.
4. W razie braku możliwości pełnienia przez kierownika komórki organizacyjnej obowiązków służbowych lub nieobecności w pracy, zastępstwo pełni inny pracownik, wyznaczony przez Dyrektora.
5. Zapis ust. 1, ust. 2, ust. 3 pkt 1-2, ust. 4 stosuje się odpowiednio do pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.
§ 8
1. Wszystkie komórki organizacyjne zobowiązane są do współdziałania i uzgadniania kierunków w przypadku wykonywania zadań wymagających współpracy.
2. Koordynację prac przy załatwianiu spraw wymagających współdziałania większej ilości komórek organizacyjnych prowadzi ta z nich, która jest merytorycznie odpowiedzialna za wykonanie danego zadania, wskazana przez Dyrektora.
ROZDZIAŁ IV
ZADANIA WSPÓLNE
KIEROWNIKÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
§ 9
Do zadań kierowników poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych należy:
1) wykonywanie zadań w zakresie podległej im komórki organizacyjnej,
2) organizowanie i planowanie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych,
3) opracowywanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy pracowników komórki organizacyjnej,
4) opracowywanie projektów regulacji wewnętrznych dotyczących organizacji pracy podległej komórki organizacyjnej,
5) udzielania podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań,
6) wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników,
7) współpraca z kierownikami innych komórek organizacyjnych w zakresie ich kompetencji,
8) sporządzanie wniosków premiowych oraz wniosków o awanse i nagrody dla podległych pracowników- w ustalonych w Orkiestrze terminach.
§ 10
Zapis § 9 pkt 1, pkt 2, pkt 4, pkt 7 stosuje się odpowiednio do pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.
ROZDZIAŁ V
ZAKRESY DZIAŁANIA
POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
§ 11
Główny Księgowy kieruje i nadzoruje całokształt działalności finansowej Orkiestry i jest za niego odpowiedzialny.
§ 12
Głównemu Księgowemu podporządkowane są:
1) Księgowość i Płace,
2) Kasa Główna.
§ 13
Do zadań Księgowości i Płac należy:
1) przedstawianie zgodnie z zatwierdzonym planem kont sytuacji majątkowo-finansowej Orkiestry oraz ustalanie wyniku finansowego,
2) naliczanie i odprowadzanie podatków zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) rozliczanie powstałych należności i zobowiązań,
4) ustalanie na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji stanu majątkowego Orkiestry,
5) sporządzanie list płac (wynagrodzeń, honorariów oraz zasiłków),
6) sporządzanie umów o dzieło i zlecenia w porozumieniu z Kierownikiem biura koncertowego, Kierownikiem orkiestry i Kierownikiem administracyjnym,
7) prowadzenie dokumentacji płacowej.
§ 14
Do zadań Kasy Głównej należy:
1) przyjmowanie i wypłacanie gotówki na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych,
2) prowadzenie raportu kasowego,
3) sprawdzanie wszystkich dokumentów pod względem rachunkowym przed dokonaniem zatwierdzenia ich do wypłaty przez osoby upoważnione,
4) właściwe zabezpieczenie gotówki i druków ścisłego zarachowania.
§ 15
1. Kierownik orkiestry kieruje Działem Artystycznym, jest bezpośrednim przełożonym wszystkich muzyków orkiestrowych podczas prób, koncertów oraz innych zajęć orkiestry.
2. Do zadań Kierownika orkiestry należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad zespołem orkiestrowym podczas prób, koncertów oraz wyjazdów,
2) sprawowanie nadzoru nad właściwym przebiegiem prób zgodnie z organizacją planu pracy i wewnętrznymi przepisami,
3) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy,
4) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem koncertów,
5) opracowywanie planów pracy zespołu orkiestrowego,
6) zapewnienie wymaganej obsady do poszczególnych programów koncertowych,
7) sporządzanie zestawień wykonania prac niezbędnych do ustalenia wynagrodzenia pracowników artystycznych,
8) realizacja zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 16
1. W Dziale Artystycznym wyszczególnia się stanowiska:
1) Koncertmistrz
2) Muzyk solista I głos
3) Muzyk orkiestrowy (tutti)
2. Poszczególne stanowiska artystyczne są obsadzane w drodze przesłuchań.
§ 17
1. Kierownik administracyjny kieruje Sekcją Administracyjno-Gospodarczą, sprawuje nadzór nad majątkiem Orkiestry i jest za niego odpowiedzialny.
2. Sekcja Administracyjno-Gospodarcza zabezpiecza funkcjonowanie wszystkich komórek organizacyjnych Orkiestry, a w szczególności:
1) sprawuje bezpośredni zarząd nad użytkowanymi pomieszczeniami i ich wyposażeniem,
2) nadzoruje urządzenia techniczne oraz likwiduje awarie,
3) zaopatruje komórki organizacyjne w niezbędny sprzęt i materiały,
4) prowadzi sprawy związane z transportem własnym i obcym,
5) planuje zakres oraz określa warunki ofertowe zakupów, prac konserwacyjno-remontowych, kontroluje jakość prac, przeprowadza odbiór robót i sprawdza prawidłowość wyceny robót, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
6) organizuje i nadzoruje przebieg postępowań w zakresie zamówień publicznych powyżej 14.000 Euro
7) prowadzi gospodarkę instrumentami muzycznymi, akcesoriami do instrumentów oraz strojami koncertowymi (zakup, przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem i kradzieżą, konserwacja i ewidencja),
8) prowadzi archiwum zakładowe zgodnie z ustawą,
9) prowadzi magazyn
10) odpowiada za czystość i porządek w budynkach użytkowanych przez Orkiestrę.
§ 18
1. Kierownik Biura koncertowego kieruje Biurem koncertowym.
2. Kierownikowi Biura koncertowego podlegają: organizacja widowni i bibliotekarze.
3. Do zadań Biura koncertowego należy w szczególności:
1) organizacja koncertów symfonicznych, kameralnych, recitali, audycji szkolnych i przedszkolnych na terenie miasta, kraju i poza jego granicami oraz realizacja tych imprez,
2) negocjowanie i przygotowywanie warunków umów z wykonawcami i kontrahentami,
3) przygotowywanie informacji o organizowanych przez Orkiestrę imprezach dla mediów,
4) przygotowywanie wszelkich materiałów reklamowych: afiszy, plakatów, programów, zaproszeń, itp. oraz czuwanie nad prawidłowym i terminowym wykonaniem tych materiałów,
5) organizowanie reklamy,
6) sporządzanie sprawozdań z działalności koncertowej dla potrzeb Dyrektora lub Organizatora,
7) prowadzenie ewidencji programów całej działalności koncertowej i umuzykalniającej,
8) opracowywanie tygodniowych zapotrzebowań na transport,
9) przygotowywanie planów i dokumentacji sponsoringu oraz dodatkowego pozyskiwania środków,
10) organizacja widowni oraz nadzór nad obsługa techniczną i zaproszonymi artystami podczas koncertów i imprez,
11) organizacja materiałów nutowych,
12) realizacja zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 19
1. Stanowisko ds. kadr i sekretariatu promuje, inicjuje i realizuje politykę kadrową i socjalną.
2. Do zadań stanowiska należy w szczególności:
1) przygotowanie dokumentacji do angażowania pracowników w uzgodnieniu z Dyrektorem,
2) informowanie pracowników o obowiązujących w Orkiestrze regulaminach i zarządzeniach wewnętrznych,
3) informowanie pracowników o ich prawach i obowiązkach,
4) ustalanie uprawnień pracowniczych wynikających z obowiązujących w Orkiestrze przepisów prawa,
5) prowadzenie i aktualizacja akt osobowych oraz ewidencji czasu pracy,
6) dokonywanie czynności związanych ze zmianą warunków pracy i płacy, przygotowywanie wniosków o nagrody i odznaczenia,
7) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej rozwiązania stosunku pracy, przejścia pracownika na emeryturę lub rentę,
8) aktualizacja legitymacji ubezpieczeniowych oraz kompletowanie wniosków o emerytury i renty,
9) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy,
10) kompletowanie i terminowe przekazywanie do Działu Głównego Księgowego materiałów dotyczących sporządzania listy płac,
11) współpraca z Działem Głównego Księgowego i związkami zawodowymi w dziedzinie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
12) opieka nad emerytami i rencistami Orkiestry,
13) współpraca w zakresie spraw kadrowych, płacowych i socjalnych z komórkami organizacyjnymi oraz związkami zawodowymi działającymi w Orkiestrze, Organizatorem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami.
§ 20
Sekretariat Orkiestry prowadzi prace kancelaryjne zgodnie z przepisami wewnętrznymi, a w szczególności:
1) przekazuje wpływającą korespondencję komórkom organizacyjnym zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
2) prowadzi ewidencję korespondencji wychodzącej i archiwizuje kopie pism zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
3) przyjmuje telefony, faksy, e-maile, informuje odpowiednie komórki organizacyjne o ich treści, prowadzi wysyłkę korespondencji, obsługuje urządzenia biurowe,
4) nadzoruje pracę osób odpowiedzialnych za dostarczanie korespondencji,
5) czuwa nad prawidłowym użytkowaniem oraz zabezpieczeniem pieczęci Orkiestry (służbowe) i dyrekcji (imienne),
6) wykonuje prace wynikające z wewnętrznej instrukcji, w tym techniczną obsługę narad i gości Orkiestry.
§ 21
1. Rada Artystyczna jest organem doradczo-opiniodawczym Dyrektora w sprawach związanych z działalnością artystyczną Orkiestry.
2. Radę Artystyczną powołuje Dyrektor.
3. Tryb działania Rady Artystycznej określają odrębne regulaminy nadawane zarządzeniem Dyrektora.
ROZDZIAŁ VI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 22
1. Zasady organizacji pracy, porządek wewnętrzny i wzajemne obowiązki pracowników i pracodawcy określa Regulamin Pracy.
2. Szczegółowy wykaz uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy określają indywidualne zakresy czynności.
3. Stanowiska pracowników artystycznych, Kierownika orkiestry oraz Kierownika Biura koncertowego mogą być obsadzane na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych.
§ 23
Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu Organizacyjnego mogą być dokonane w trybie przewidzianym dla jego nadania.
§ 24
1. Integralną częścią niniejszego Regulaminu Organizacyjnego jest Schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1.
2. Niniejszy Regulamin Organizacyjny został zaopiniowany przez Organizatora oraz działające w Orkiestrze związki zawodowe.
Zakładowa organizacja związkowa Pracodawca
Radca Prawny
